Master je backup proces!

Juni is in grote delen van de wereld Backup Awareness Month. Mooi moment dus, om ook hier stil te staan bij dit belangrijke proces. In een snel evoluerende digitale wereld is het waarborgen van de veiligheid en bescherming van bedrijfsgegevens natuurlijk van cruciaal belang. Toch kan het opzetten én het naleven van een effectieve procedure lastig zijn. Om je (opnieuw) op weg te helpen, kijken we in dit artikel naar een effectieve backup procedure, naar de relatie tussen die procedure en de ISO 27001 norm én helpen we je met drie vragen die elke IT-Manager zichzelf zou moeten stellen om de kwaliteit van de backup in hun organisatie te evalueren. En om het lekker actionable te houden: we sluiten af met drie concrete tips ,waarmee je vandaag al meer uit je backup proces haalt.

De relatie tussen ISO 27001 en backup procedures

Je weet het nog wel: ISO 27001 is de internationale standaard voor informatiebeveiliging. Een norm die organisaties helpt bij het implementeren van een systematische en effectieve aanpak van gegevensbescherming.  Dan zal die norm vast wat roepen over hoe je je backup moet regelen, toch? Neen. Verwacht geen gedetailleerde voorschriften voor het opzetten van je backup proces. Wel biedt ISO 27001 een raamwerk voor het ontwikkelen van een robuuste backupstrategie.

Een van de belangrijkste vereisten in de ISO 27001 is het opstellen en implementeren van een informatiebeveiligingsbeleid. Hierin neem je als organisatie maatregelen op met betrekking tot het bewaren en herstel van je gegevens. Een mooie basis van je backup proces: want je hebt dan duidelijk zicht op welke data van belang is voor je bedrijfsprocessen. En hoe lang.

Daarnaast legt ISO 27001 nadruk op regelmatige beoordeling van beveiligingsmaatregelen, waaronder je dus ook de effectiviteit van backup procedure moet scharen. Door regelmatig tests en hersteloperaties uit te voeren, controleer je of de backups goed functioneren en of de gegevens met succes kunnen worden hersteld in geval van een incident. Goed voor het voldoen aan de norm én goed om zicht te houden op de betrouwbaarheid van je data!

De 3 essentiële backup vragen voor elke IT-manager

Mooi: een backupproces ingericht. Dat zit erop. Gegevens veilig, iedereen blij. Maar is dat eigenlijk wel zo? Je bedrijf is waarschijnlijk continu in ontwikkeling, met gevolgen voor de datastromen. En wanneer wil je je er eigenlijk achterkomen of je backups nog voldoen? Spoiler: niet op het moment dat je de data écht nodig hebt. Om zwarte scenario’s te voorkomen, zijn er drie belangrijke vragen die je je als IT-Manager kunt stellen om de kwaliteit van je backups te monitoren:

1. Zijn de backups regelmatig getest en hersteld?

Het testen en herstellen van backups is van cruciaal belang om de betrouwbaarheid en integriteit van de backup procedures te waarborgen. Door regelmatige tests uit te voeren, verifieer je of de backups correct functioneren en of de gegevens met succes kunnen worden hersteld. Dit voorkomt onaangename verrassingen tijdens noodsituaties en zorgt ervoor dat de hut snel kan herstellen en weer operationeel kan worden. De effort om te testen is daarmee écht heel snel terugverdiend. 

2. Zijn alle belangrijke gegevens opgenomen in de backup?

We riepen het al: elke organisatie is in ontwikkeling, inclusief de data die daarbij hoort. Cruciaal dus om ervoor te zorgen dat alle belangrijke gegevens in de backups zitten. Lokale bronnen, data uit de cloud of data van externe locaties: een grondige inventarisatie en evaluatie van al die gegevensbronnen is noodzakelijk om te bepalen of je verder kunt in het geval van calamiteiten. Zo raak je geen gegevens én (bijna) geen tijd kwijt.

3. Worden de backups opgeslagen op een veilige locatie en zijn ze versleuteld?

Alleen maar zorgen dat je de juiste data beschikbaar hebt en je backup oplossing goed werkt, dat is niet voldoende. Ook de locatie en beveiliging van backups verdienen aandacht, zeker vanuit de ISO 27001 norm bezien. Want je kunt je dagelijkse bedrijfsproces helemaal beveiligd hebben, maar dat is niets waard als iemand zo met de backup onder zijn arm het pand uitloopt. Je backup hoort dus op een fysiek veilige locatie, zoals een offsite datacenter of cloudopslag met strenge beveiligingsmaatregelen. Daarnaast moet je backup worden versleuteld om te voorkomen dat onbevoegde personen toegang krijgen tot de gegevens. Noodzakelijk om de privacy van je klanten én de integriteit van je data te borgen dus.

3 backup tips om meteen op te pakken

Waarom je je backup goed wilt regelen is hopelijk wel duidelijk. En hoe je snel verifieert of je dat ook écht goed hebt geregeld nu ook. Om vervolgens je backup naar een hoger plan te trekken, hebben we nog drie pro-tips voor je:

1. Implementeer een gedistribueerde backup oplossing:

Sorry, pardon? Klinkt abstract, is het niet: in plaats van al je gegevens op één enkele locatie op te slaan, verdeel je je data bij voorkeur over meerdere fysieke en online locaties. Dit minimaliseert het risico van gegevensverlies als gevolg van brand, diefstal of andere noodsituaties. Daarbij gaat het bij dergelijke noodsituaties dan altijd om een deel van je data, in plaats van het totale pakket. 

2. Implementeer incrementele backups:

In plaats van het volledig opnieuw kopiëren van alle gegevens bij elke backup, is het raadzaam om de toepasbaarheid van incrementele backups te onderzoeken. Met deze methode maak je alleen een backup van de wijzigingen die zijn aangebracht sinds de vorige backup. Dat heeft flinke positieve gevolgen voor de opslagruimte en de tijd die nodig is voor het maken van je backups. Niet alleen een efficiëntere backup procedure, maar ook veel snellere hersteltijden: je zet alleen de gewijzigde gegevens terug, in plaats van een complete schijf.

3. Implementeer deduplicatie van gegevens bij het maken van backups:

Als we dan toch de techniek van de backup induiken, dan loont het ook om deduplicatie toe te passen in je backups. Een geavanceerde techniek die, net als incrementeel backuppen, helpt om opslagruimte te besparen. Het houdt in dat dubbele gegevens, zoals bestanden of blokken met dezelfde inhoud, slechts één keer worden opgeslagen in je backup opslag, ongeacht hoe vaak ze voorkomen in verschillende backups.

Conclusie

Je ziet het: op elk niveau van je backup proces valt er wat te verbeteren. Van het bedenken en implementeren van een goed proces, tot aan het onderhouden, testen én tweaken ervan. Dat de auditor die je uiteindelijk het ISO 27001 stempel geeft er vrolijk van wordt is vooral bijvangst. Met een goed backup proces zorg jij er vooral voor dat je organisatie door kan blijven draaien, wat er ook gebeurt. En daar wordt jij dan weer vrolijk van.