28 november, 2014 · Rene Plasman Kunst van het aanbesteden

Succesvolle aanbestedingen geven energie! Samen met mede-ondernemers bouwen aan nieuwe opdrachten, groei en de perfecte invulling. Invulling van de aanbesteding zelf, maar vooral ook de invulling van de opdracht als de aanbesteding succesvol tot een opdracht heeft geleid. Mooie projecten die véél voldoening geven aan zowel onze klanten als onszelf.

Maar de grote vraag is hoe kom je tot een succesvolle aanbesteding? Vanzelfsprekend blijft het slagen voor een aanbesteding een kans. Immers je behoort niet te weten welke prijzen en invulling de concurrenten geven aan de aanbesteding. Maar deze slagingskans is wel te vergroten met enkele handige en praktische tips.

Wees persoonlijk

Vind aansluiting met de aanbesteder. Schrijf de beantwoording op de aanbesteding dan ook niet naar “de klant” maar naar de betreffende specifieke klant. Gebruik daarbij zo nodig dezelfde woorden van de aanbesteder, zodat deze een en ander herkent.

Wees op tijd

Het te laat indienen van de documenten en/of vragen, maakt de organisatie onprofessioneel. In de meeste gevallen zal dit ook leiden tot diskwalificatie en/of een negatief gevoel bij uw organisatie of uw aanbesteder.

Beantwoord alle vragen

De aanbesteder heeft zijn aanbesteding zo zorgvuldig mogelijk samengesteld. En verwacht hiervoor ook antwoord op alle gestelde vragen. Doe géén aannames in wat men al dan niet weet, maar neem de moeite om het goed te beschrijven. Gebruik desnoods dezelfde indeling als de aanbesteder.

Lees tussen de regels

Zorg dat je weet wat de aanbesteder wilt, als je de aanbesteder al kent heeft het zo z’n voordelen. Ken je de aanbesteder niet, dan wordt vaak al veel duidelijk als je tussen de regels door, de daadwerkelijke vraag leest. Een aanbesteding heeft vaak een rode draad, zorg voor een goede aansluiting hierop.

Lever toegevoegde waarde

Elke leverancier vindt zichzelf de beste, maar wat maakt de organisatie anders ten opzichte van deze concurrenten? Vooraf bedenken welke waarde toegevoegd kan worden aan het proces van de aanbesteder loont. Deze toegevoegde waarde is de rode draad van de beantwoording en mag best vaker (in andere bewoordingen) terugkomen in de beantwoording. Probeer hierin meer te bieden dan alleen het reguliere, denk bijvoorbeeld ook buiten wat is aanbesteed om.

Wees doelgericht

Het halen van de deadline, hoe belangrijk ook, is nooit het doel. Het verkrijgen van de opdracht wel. Geef dus tijd (prioriteit) aan het opstellen van de beantwoording van de aanbesteding. De formaliteiten zijn “vervelend” maar het gaat om een nieuwe opdracht.

Begrijp de beoordelingscriteria

Alle aanbestedingen kennen specifieke beoordelingscriteria, begrijp deze en wat de consequentie (kan zijn) is van de beantwoording en/of prijsstelling. Hierdoor blijft de mogelijkheid om te sturen op zaken die voor de organisatie belangrijk zijn en kan bewust worden gekozen om bepaalde beantwoording al dan niet minder volgens wens van de aanbesteder te doen.

Vier het succes

Als de aanbesteding succesvol wordt ingevuld en de organisatie krijgt de opdracht, dan is dat een goede reden om dat te vieren. Betrek het aanbestedingsteam, maar ook de rest van de organisatie bij deze viering. Dit motiveert iedereen en draagt bij aan een positieve start bij de gewonnen aanbesteding of helpt bij het motiveren voor een toekomstige aanbesteding.

Evalueer

Evalueer de aanbesteding. Vraag feedback na gunning en sluiting van de aanbesteding. Evalueer als je verliest, maar ook als je wint. Wat deden we goed? Wat kunnen we beter doen? Waardevolle informatie.